議事録が上手く取れなかったので、改善するためにしたこと | 歴くまブログ

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議事録が上手く取れなかったので、改善するためにしたこと

11月 30, 2019

こんにちは、歴くまです!

社会人になって初めてやることと言えば、そう、議事録ですね。

議事録が不十分だと、会議でまとまった事項が確認できません。

その結果、出席者が「自分は何をしたらよいのかわからない」という事態にもなりかねません。

今回は、私が議事録でやらかしてしまった失敗と、次に失敗しないために行った行動を書いていきます。

議事録が上手く取れなかった理由

終わった…。

ある会議が終了したとき、私はこう思いました。

議事録が上手く取れなかったのです。

書いていることに抜けが多すぎるし、結局のところ結論が何なのかわからない箇所もありました。

普段はそれなりに議事録を取れていると思っていたのに、なぜこんなことになってしまったのか。

自分なりに原因を分析したところ、3つの原因が見えてきました。

1.準備不足

これは完全に私のミスでした。

会議の資料もろくに読み込まないまま突撃し、撃沈しました。

会議に出席するうえで、予習は必須です。

何のためにやるのか?議題は何か?出席者は誰で、それぞれどんなことを話すのだろうか?

ある程度予測を立てておくと、議事録は格段に取りやすくなります。

資料に分からない単語があれば、事前に上司や先輩に聞いてみましょう。快く答えてくれるはずです。

議事録を書いていて詰まるのは、自分が話についていけないときです。

知らない単語に「これは何だ?」といちいち脳が反応して、議事録を書く手が止まってしまいます。それで話の流れについていけずに「追いつこう!」と議論を理解するのに集中力が持っていかれてまた書く手が止まる…。

こんな悪循環に陥らないためにも、会議の前には必ず予習しようと心に誓いました。

今では、会議をやる意味や資料の単語が分からないときには、必ず先輩や上司に聞きに行っています。

2.話がコロコロ変わった

ある一つの議題について話していると思っていたら、いつの間にか話がずれていっている

そして、2,3人のグループにばらけ始め、それぞれ別のことを話し始める

私が議事録を取っていたのは、そんな会議でした。

どのグループの話していることを議事録に書いたらいいのか?

迷っているうちに時間だけが過ぎ、結局人がばらけているときは議事録を取ることができませんでした。

会議が終わった後で先輩に「人がばらけてしまったときはどうすればいいですか?」と質問すると、先輩は「とにかく聞き取ったことを書くしかない。書いていなければまとめることすらできないけど、書いてあれば会議の時にはどこが重要なのかわからなかったとしても、終わった後にまとめることができるからね。」と言われました。

そう、書いていなければ会議に出席していないに等しいのです。

議題が発散しても、話すスピードについていけなかったとしても、とにかく書く!

そうしなければ、議事録を取るという任務を放棄したのと同じことです。

3.タイピングスキルの未熟さ

先ほど「話すスピードについていけなかったとしても」と書きましたが、これも私が議事録を書けなかった理由の一つです。

私はブラインドタッチができないのです。

とはいっても多少はできますが、タイプスピードはキーボードを見て打つ時に比べて格段に落ちます。

タイピングスキルはどの仕事をするにしても重要なので、本来は入社する前に身につけておくべきものだったのですが、学生時代もキーボードを見て打つスタンスを崩さず、ブラインドタッチができる人に比べてタイプスピードが遅くなってしまいました。

今はタイプスピードを上げるべく、タイピングゲームでブラインドタッチの練習をしています。

私がおすすめのタイピングゲームは『寿司打』です!

3,000円食べ放題など、難易度ごとに食べ放題のコースに分かれています。

制限時間内に多くタイピングできると、その分寿司も多く食べることができます。

元が取れなかった時は、悔しくて何度も挑戦してしまうので、自然にタイピングスキルも上がっていきます(笑)

まとめ

議事録が上手く取れなかった時のことを記事にしてみました。

理由をまとめると、

  • 会議に参加する前に、会議の予習をしていなかった。
  • 話題がコロコロ変化し、人がばらけるので、ついていけなかった。
  • ブラインドタッチができないため、タイプスピードが遅かった。

という感じです。

次は良い議事録を取るために、会議前の予習タイピングの練習を頑張っています!

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