「話が長い」と言われる人は必見! 話を簡潔にまとめる方法 | 歴くまブログ

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「話が長い」と言われる人は必見! 話を簡潔にまとめる方法

こんにちは、歴くまです!

仕事で上司や先輩と話していて、「話が長い!」と言われたことはありませんか?

私も入社したばかりの頃は長々と話していて、上司に指摘されることも多かったです。

しかし、あることを意識するようになってから、指摘される回数がとても減りました!

今回は、話を簡潔にまとめる方法について、お話していきたいと思います。

こんな人に読んでほしい!

  • 他人に対して説明するとき、話が長くなってしまう
  • 最終的に「何を言いたいのか分からない」と言われてしまう
  • 話を簡潔にまとめる方法を知りたい

話を簡潔にまとめる方法

話を簡潔にまとめる方法、それは「結論から話す」ことです。

なぜ結論から話すことが話を簡潔にまとめることになるのか?
それは、結論を後ろに持っていくと、その前に無駄な話が多くなってしまうからです。

例えば、あなたが取引先との交渉に失敗したとしましょう。
そして、この交渉の結果を部長に報告しなくてはなりません。

部長が「やあ、○○さん。プロジェクトの進み具合はどうですか?」と聞いてきました。
そのとき、結論を後回しにしてしまうと、次のような答え方になります。

「その件なんですが、実は取引先へのアプローチが遅かったようでして...、ライバル会社の△△社も早いタイミングで交渉していたようです。弊社の製品もおおむね良い感触をいただいていたようなのですが...。あと、客先は××という点も懸念材料だったようです。なので、今回の交渉は失敗してしまいました。

どうでしょう、結局何が一番言いたいことなんだろうと思いませんか?

結論という聞き手が一番知りたい部分を最後にしてしまうと、重要度が低い理由を先に言うことになり、話が長くなってしまいます。
その結果、相手から見ると一番重要な部分が分からなくなってしまうのです。

では、結論から先に言うとどうなるでしょう?

今回の交渉は失敗でした。△△社に先に契約を結ばれてしまいました。」

一番重要な結論を先に持ってくることで、聞き手の知りたいことを短時間で伝えることができます。

伝えている内容は少ないですが、詳細は相手から質問されたら答えればよいのです。
部長が「他にもなにか原因はあるのか?」と聞いてくれば、そのとき「客先は××という点も懸念材料だったようで...」という具合です。

 

話が長くなると、聞き手に負担をかけることに!

 

話が長くなると、聞き手に話を分かってもらえないということ以外にもデメリットがあります。

それは、聞き手に負担をかけてしまうということです。

聞き手は会話をしているとき、一番重要な結論の部分を聞き逃すまいと、集中して話を聞いています。
最後に最重要な結論部分を持ってきてしまうと、聞き手は最後まで集中を切らさず聞かねばならず、負担になってしまいます。

先ほどの例を用いて説明しましょう。

「その件なんですが、実は取引先へのアプローチが遅かったようでして...、ライバル会社の△△社も早いタイミングで交渉していたようです。弊社の製品もおおむね良い感触をいただいていたようなのですが...。あと、客先は××という点も懸念材料だったようです。なので、今回の交渉は失敗してしまいました。

文章を読めば、最後が結論だということは分かりますが、会話だとどうでしょう?
会話文を追いながら、聞き手の部長の気持ちを考えてみましょう。

「その件なんですが、実は取引先へのアプローチが遅かったようでして...」

部長(確かに、色々準備していたしな...。それで?)

「ライバル会社の△△社も早いタイミングで交渉していたようです。」

部長(まあ当然だろうな。で、交渉の結果は?)

「弊社の製品もおおむね良い感触をいただいていたようなのですが...。」

部長(お、いい感じなのかな?)

「あと、客先は××という点も懸念材料だったようです。」

部長(あー、やっぱりそこは修正すべきだな。で、どうなったんだ?)

「なので、今回の交渉は失敗してしまいました。」

部長(それ最初に言って!)

部長の心の声を見ていると、「?」マークが必ず付いていますね。
つまり、話し手がこれからいうであろう結論を聞き逃すまいと、常に集中している状態です。

結論を最初に言わないと、このように聞き手にも負担を与えることになってしまいます。

話が長くならないために意識すること

話を簡潔にまとめるには、「結論から話す」ということを冒頭で話しました。

では、どのようなことを意識すれば、結論から話すことができるのか?

それは、以下の3つです。

  • 話すことを紙に書きだして整理する
  • 整理した中から、結論を取り出す
  • 結論から話し、必要があれば理由を肉付けする

最初の「話すことを紙に書きだして整理する」ですが、話が長くなってしまう人は、自分の頭の中で話すことが整理できていない場合が多いです。

なので、まずは話すことは何か、伝えるべき情報は何かを紙に書いて整理してみましょう。
紙に書くことによってメモにもなるので、話していて分からなくなったら、その紙を見ることもできます。

次が、「整理した中から、結論を取り出す」です。

「結論から話す」を意識するのは良いものの、何が結論なのかを把握していなければ意味がありません。

「聞き手が一番知りたいものは何か?」「自分が必ず伝えなければいけないものは何か?」と考えながら、結論を組み立ててみて下さい。

最後は「結論から話し、必要があれば理由を肉付けする」です。

自分で組み立てた結論をまず述べ、必要があれば理由を一言二言付け足すようにしてください。

結論に至るまでのすべての経緯、理由を話す必要はありません。本当に必要なことだけ話せばよいのです。

もし、聞き手が疑問を持つようなことがあれば質問をしてくるはずなので、そのときに理由を答えればよいのです。

まとめ

今回は、話を簡潔にまとめる方法について書いてみました。

以下にまとめます。

  • 「結論から話す」ように心掛ける
  • 話が長いのは、聞き手にとって負担になる
  • 話すことは事前に紙に書いて整理する

最近は減りましたが、私も理由や経緯から話し始めてしまうことがあるので、気を付けようと思います。

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